Guide d'utilisation ClinicSoft

1. Installer le logiciel

1. Connectez-vous à votre espace client ClinicSoft et ouvrez « Télécharger ».
2. Choisissez la spécialité et la configuration (un seul ordinateur, serveur du cabinet ou poste relié), puis téléchargez l'installateur.
3. Lancez ClinicSoft_Setup.exe : choisissez la langue et le pays (Belgique, France ou international). Le pays détermine les remboursements calculés.
4. Saisissez le code d'activation de votre espace client. Sans Internet, une clé d'activation hors ligne peut être générée dans l'espace client.

2. Première ouverture

1. Renseignez le nom et l'adresse du cabinet : ils apparaissent sur les notes d'honoraires.
2. Créez le compte global (administrateur) avec un mot de passe personnel.
3. Choisissez la spécialité principale : le catalogue d'actes et les codes INAMI favoris sont préparés pour vous.

3. Cliniques, médecins et accès

1. Menu « Comptes & cliniques » : ajoutez une clinique, puis ses médecins et l'accueil.
2. Pour chaque médecin, choisissez son nom d'utilisateur et son code, ou laissez le logiciel en proposer un.
3. Le médecin choisit sa spécialité à sa première connexion ; il ne voit que ses patients. Le compte clinique voit la clinique, le compte global voit tout.
4. Un oubli de mot de passe ? « Nouveau mot de passe provisoire » sur la fiche du compte.

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4. Patients

1. « + Nouveau patient » ou « 🪪 Carte eID » : avec la carte d'identité dans le lecteur, l'identité, le NISS, l'adresse et la photo sont remplis automatiquement.
2. Complétez la mutualité, le statut BIM, le tiers payant et l'assurance complémentaire : ils servent au calcul du remboursement.
3. Le questionnaire médical (allergies, anticoagulants, diabète…) s'affiche en alerte rouge sur la fiche.
4. Recherche instantanée par nom, n° de dossier, téléphone ou NISS.

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5. Soins et schéma dentaire

1. Onglet « Soins & schéma dentaire » › « Ajouter un soin » : cliquez la ou les dents, cherchez l'acte par mot-clé ou code INAMI.
2. Le logiciel calcule l'intervention de la mutualité, le ticket modérateur, le supplément et la part de la complémentaire.
3. Statut « Prévu » pour un plan de traitement ou un devis, « Réalisé » une fois le soin fait.
4. « Recalculer » met à jour tous les soins si la mutualité ou le statut du patient change.

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6. Paiements et notes d'honoraires

1. Onglet « Paiements » : encaissez en Bancontact, espèces, virement ou Payconiq. Le reste à payer se met à jour.
2. « QR de paiement » affiche un QR SEPA : le patient le scanne avec son application bancaire, le virement est pré-rempli.
3. « Note d'honoraires » imprime le document pour le patient, avec le détail des remboursements.
4. En tiers payant, la part de la mutualité est suivie dans « Encaissements » jusqu'à sa réception.

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7. Photos et radios

1. Onglet « Photos & radios » : « Numériser » utilise le scanner du cabinet, « Caméra » la caméra intra-orale ou la webcam.
2. « Dossier du scanner » importe les images enregistrées par l'appareil de radiographie ; « Importer » accepte JPEG, PNG, TIFF, PDF et DICOM.
3. Cliquez une image pour la visionneuse : zoom, luminosité, contraste, négatif, téléchargement, photo de profil.

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8. Agenda

1. Menu « Agenda » : semaine par semaine, un clic sur « + » pour créer un rendez-vous.
2. Cherchez le patient (ou lisez sa carte eID), choisissez l'heure, la durée et le motif.
3. Un clic sur un rendez-vous permet de le modifier, de le marquer honoré ou d'ouvrir la fiche.

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9. Encaissements et exports

1. Menu « Encaissements » : total par période et par mode de paiement.
2. Tiers payant : montants attendus et reçus par mutualité, avec le détail des soins.
3. « Exporter (CSV) » pour votre comptable ou votre tableur.

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10. Plusieurs ordinateurs

1. Installez d'abord le « serveur du cabinet » sur l'ordinateur qui garde les données.
2. Sur les autres ordinateurs, choisissez « poste relié » et indiquez l'adresse du serveur affichée dans Paramètres.
3. Un lecteur de carte eID branché sur un poste relié fonctionne automatiquement sur ce poste.

11. Sauvegardes, mises à jour et langues

1. Paramètres › « Télécharger une sauvegarde » : un fichier complet (patients, soins, images). Gardez-en une copie hors du cabinet.
2. Les mises à jour sont proposées dans le logiciel ; vos données sont conservées.
3. Chaque utilisateur choisit sa langue : français, anglais, néerlandais, italien, espagnol, turc ou arabe.