Guide d'utilisation de SMAELLING

Installer le logiciel

1. Décompressez tout le fichier ZIP dans un dossier, par exemple sur le Bureau.
2. Double-cliquez sur Installer_SMAELLING.vbs, puis confirmez.
3. Un raccourci SMAELLING apparaît sur le Bureau : c'est lui que vous utiliserez chaque jour.
4. Windows 10 ou 11, 64 bits. Gardez tous les fichiers du dossier : le fichier .exe seul ne suffit pas.

Créer votre compte

1. Au premier lancement, choisissez Restaurant ou Supermarché / Market.
2. Entrez un nom d'utilisateur et un mot de passe d'au moins 10 caractères, puis Créer mon compte : vous êtes administrateur.
3. Notez votre mot de passe en lieu sûr : il n'existe aucun mot de passe par défaut.

Essai et activation de la licence

1. L'essai gratuit dure 15 jours à partir du premier lancement ; le nombre de jours restants s'affiche en haut de l'écran.
2. Paramètres → Licence (ou « Activer la licence » en bas du menu) : copiez le code de ce PC et envoyez-le à SMAELLING (+32 466 66 66 58).
3. Collez la clé reçue (XXXXX-XXXXX-XXXXX-XXXXX) puis Activer la licence. La clé ne fonctionne que sur ce PC.
4. Sans licence active, le logiciel passe en lecture seule : les nouvelles ventes sont bloquées, le reste reste consultable.

🔑 Activer ma licence

Configurer votre établissement

1. Paramètres → Activité / Établissement : nom, adresse, téléphone, TVA, IBAN.
2. TVA Manager : vos taux de TVA, sur place et à emporter.
3. Imprimantes : imprimante ticket (58 ou 80 mm) et imprimante A4.
4. Utilisateurs : un compte par employé (Administrateur, Responsable ou Caissier).
5. Marque blanche : votre logo et vos couleurs, aussi sur les tickets.

Ajouter vos produits

1. Catégories : créez vos familles (Pizzas, Boissons, Desserts…).
2. Produits : nom, prix TTC, catégorie, TVA, stock et photo ; pour un commerce, le code-barres.
3. Stock / Inventaire : corrigez les quantités et définissez le seuil d'alerte.

Préparer le plan de salle

1. Ouvrez Plan de salle, puis Modifier le plan.
2. Ajoutez vos tables : nom, zone, nombre de places, forme.
3. Déplacez-les à la souris ou au doigt, puis Enregistrer le plan.

Encaisser une commande

1. Restaurant : ouvrez Caisse, choisissez Sur place et la table, ou À emporter, puis touchez les produits.
2. Supermarché : scannez le code-barres, ou saisissez-le et cliquez sur Ajouter.
3. Imprimer l'addition provisoire n'encaisse rien. Choisissez Espèces ou Carte, puis Valider le ticket.
4. Le paiement par carte est seulement enregistré : il se fait sur votre terminal bancaire habituel.

Envoyer les commandes en cuisine

1. Paramètres → Poste cuisine : activez le poste cuisine.
2. Sur la tablette cuisine, ouvrez l'adresse se terminant par /kitchen affichée dans les paramètres, puis saisissez le code cuisine.
3. À chaque commande, la cuisine sonne jusqu'à « Reçue · En préparation », puis Prête et Servie. Touchez Activer le son après chaque rechargement.

Prendre les commandes sur tablette

1. Paramètres → Deuxième poste : activez le poste et notez l'adresse et le code.
2. Sur la tablette, connectée au même Wi-Fi, ouvrez cette adresse et saisissez le code.
3. Le serveur ajoute les produits aux tables ; le paiement et l'impression restent sur la caisse. Le PC doit rester allumé.

Commandes à table par menu QR en ligne

1. Sur ZainSoft QR (qr.zainsoft.info) : Menus → Paramètres → Liaison caisse → générer la clé (elle commence par sqr_).
2. Dans SMAELLING : Paramètres → Menu QR → Menu QR en ligne : adresse du serveur, clé caisse, puis Enregistrer et Tester la connexion.
3. Envoyer mes produits vers le menu en ligne publie vos produits et vos prix ; renvoyez-les après un changement.
4. Donnez aux tables du serveur les mêmes noms que dans le plan de salle (« Table 5 ») : la commande arrive sur la bonne table et part en cuisine.

Tickets, factures et comptable

1. Tickets / Factures : retrouvez toutes les ventes, réimprimez un ticket ou imprimez une facture A4 / PDF.
2. Paramètres → Comptable / Factures : adresse de votre comptable et serveur d'e-mail ; le bouton envoie la facture en PDF.
3. Avec Gmail : smtp.gmail.com, port 465 TLS et un mot de passe d'application.

Clôturer la journée

1. Ouvrez Clôture journalière X / Z.
2. X : lecture des ventes sans clôture, autant de fois que vous voulez.
3. Z : enregistre la clôture de la journée, une fois en fin de journée.

Sauvegarder vos données

1. Une sauvegarde automatique est faite chaque jour et après chaque Z ; les 30 dernières sont gardées.
2. Paramètres → Sauvegarde : Exporter une sauvegarde sur une clé USB, ou Restaurer une sauvegarde.

Problèmes fréquents

1. Le ticket ne s'imprime pas : vérifiez l'imprimante dans Paramètres → Imprimantes et la file d'impression de Windows avant de renvoyer.
2. La tablette ne se connecte pas : même Wi-Fi que le PC, PC allumé avec un utilisateur connecté, réseau privé autorisé dans Windows.
3. La cuisine ne sonne pas : touchez Activer le son et montez le volume de la tablette.
4. Mot de passe oublié : un administrateur le change dans Paramètres → Utilisateurs ; sinon, appelez-nous.